HS-SOLO, Karanganyar: Kantor Imigrasi Surakarta telah melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip fisik keimigrasian sebagai langkah strategis dalam mengatasi keterbatasan kapasitas ruang arsip, Senin (9/12/2024).
Dengan jumlah pemohon layanan yang terus meningkat secara signifikan, ruang penyimpanan arsip cepat terisi, sehingga diperlukan tindakan pengelolaan arsip yang lebih efisien untuk mendukung kelancaran operasional.
Dasar hukum kegiatan ini merujuk pada Pasal 65 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang mengatur bahwa arsip yang telah melewati masa retensinya dan tidak lagi memiliki nilai guna dapat dimusnahkan setelah melalui proses verifikasi oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Sebanyak 25.254 arsip fisik yang dinyatakan tidak memiliki nilai guna administrasi maupun hukum, serta telah diverifikasi oleh ANRI, dimusnahkan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Proses pemusnahan diawali dengan penandatanganan berita acara oleh Kepala Kantor Imigrasi Surakarta, yang diwakili oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Danil Rachman, bersama beberapa pejabat dan saksi yang telah ditunjuk.
Setelah penandatanganan, pemusnahan arsip dilakukan secara simbolis menggunakan mesin pencacah kertas. Langkah ini menandai dimulainya proses pemusnahan arsip yang dilaksanakan dengan prinsip efisiensi, keamanan, dan kerahasiaan.
"Pemusnahan arsip ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip, mengoptimalkan ruang penyimpanan yang ada, dan memastikan keamanan serta kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip-arsip tersebut. Dengan demikian, risiko penyalahgunaan data dapat diminimalisir, sehingga kepercayaan masyarakat terhadap layanan keimigrasian semakin terjaga," ujar Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kantor Imigrasi Surakarta, Danil Rachman.
Kegiatan ini juga menjadi bagian dari komitmen Kantor Imigrasi Surakarta dalam mendukung sistem kearsipan yang modern dan profesional. Dengan tersedianya ruang penyimpanan yang lebih optimal, pelayanan publik diharapkan semakin lancar dan berkualitas.
"Melalui pemusnahan arsip fisik keimigrasian tahun 2024 ini, Kantor Imigrasi Surakarta tidak hanya berfokus pada efisiensi ruang, tetapi juga pada perlindungan integritas data pengguna layanan, yang menjadi aspek penting dalam menjaga kepercayaan publik," pungkasnya.
